K dispozici jsou různé standardní typy korespondence, jako je tisk faktur, výpis z účtu atd. Lze také vytvořit vlastní typy korespondence.
Korespondence lze vytvářet v době zpracování konkrétních obchodních transakcí nebo v pozdější fázi pro již vytvořené zaúčtování transakcí.
Korespondenci lze zaslat zákazníkovi / prodejci v různých formátech, jako je e-mail a fax. Korespondence jsou v zásadě dopisy atd., Které jsou zasílány ze SAP prodejci / zákazníkovi atd.
Korespondenci lze vytvářet jednotlivě nebo hromadně, ad-hoc nebo prostřednictvím automatizované dávkové úlohy.
V tomto výukovém programu se naučíte
- Druhy korespondence
- Konfigurace korespondence
- Generování korespondence
- Korespondenční tisk
- Korespondence prostřednictvím e-mailu
Druhy korespondence
Následuje ukázkový seznam různých standardních typů korespondence, které lze kopírovat a vytvořit tak konkrétní vlastní formulář, program atd.
| Typ korespondence | Popis korespondence | Tiskový program | Požadované údaje | Ukázkový standardní formulář skriptu SAP |
|---|---|---|---|---|
| SAP01 | Oznámení o platbě | RFKORD00 | Číslo dokumentu | F140_PAY_CONF_01 |
| SAP06 | Výpisy z účtu | RFKORD10 | Číslo a datum účtu | F140_ACC_STAT_01 |
| SAP07 | Výpisy směnečných poplatků | RFKORD20 | Číslo dokumentu | F140_BILL_CHA_01 |
| SAP09 | Interní dokumenty | RFKORD30 | Číslo dokumentu | F140_INT_DOCU_01 |
| SAP10 | Jednotlivá písmena | RFKORD40 | Číslo účtu | F140_IND_TEXT_01 |
| SAP11 | Výňatky z dokumentů | RFKORD50 | Číslo dokumentu | F140_DOCU_EXC_01 |
| SAP13 | Prohlášení zákazníků | RFKORD11 | Číslo a datum zákazníka | F140_CUS_STAT_01 |
Konfigurace korespondence
Konfiguraci Korespondence v SAP lze provést v následujících krocích níže
Krok 1) Definujte typ korespondence
Cesta: - SPRO> Finanční účetnictví (nové)> Pohledávky a závazky> Zákaznické účty> Řádkové položky> Korespondence> Provést a zkontrolovat nastavení korespondence> Definovat typy korespondence
Kód transakce: - OB77
Zde jsou k dispozici různé standardní typy korespondence SAP. Můžete také vytvořit vlastní typy korespondence. Můžete určit, jaké údaje jsou potřebné pro generování korespondence, např. Pro výpis z účtu můžete určit, že pro výpis je nezbytný velitel zákazníka / dodavatele. Můžete také určit parametry data a text, který se má zobrazit pro výběr data.
Krok 2) Přiřaďte program typu korespondence
Cesta: -SPRO> Finanční účetnictví (nové)> Pohledávky a závazky> Zákaznické účty> Řádkové položky> Korespondence> Vytvořit a zkontrolovat nastavení pro korespondenci> Přiřadit programy pro typy korespondence
Kód transakce: - OB78
Zde musíte propojit program generátoru korespondence s typem korespondence. Můžete také zadat různé programy pro různé firemní kódy. (Také zde můžete určit výchozí variantu pro provedení programu. Tuto variantu můžete vytvořit z transakce SE38 / SA38 pro program.)
Můžete také vytvořit svůj vlastní vlastní program jako kopii standardního programu a můžete provést vhodné změny, které splní všechny vaše specifické potřeby klienta.
Krok 3) Určete vyvolávací funkce pro typ korespondence
Cesta: -SPRO> Finanční účetnictví (nové)> Pohledávky a závazky> Zákaznické účty> Řádkové položky> Korespondence> Provést a zkontrolovat nastavení korespondence> Určit funkce vyvolání
Kód transakce: - OB79
Zde je třeba zadat, že v jakém okamžiku můžete vygenerovat konkrétní typ korespondence. Můžete také zadat jiné nastavení pro různé firemní kódy. K dispozici jsou různé možnosti: -
- V době zadání dokumentu (např. FB50, FB60 atd.)
- V době zaúčtování plateb (např. F-28, F-26 atd.)
- V době zobrazení nebo změny dokumentu (např. FB02, FB03 atd.)
- V době zobrazení účtu (např. FBL1N, FBL5N atd.)
Krok 4) Přiřaďte Korespondenční formulář Korespondenčnímu tiskovému programu
Cesta: -SPRO> Finanční účetnictví (nové)> Pohledávky a závazky> Zákaznické účty> Korespondenční položky> Vytvořit a zkontrolovat nastavení korespondence> Definovat názvy formulářů pro korespondenci Tisk
Transakční kód: - OB96
Zde je třeba určit, které definice formulářů budou používány programem korespondenčního tisku. Můžete také zadat jiné nastavení pro různé firemní kódy. (Formulář SAP Script je definován pomocí transakce SE71 , kde jsou různá data uspořádána ve výstupním formátu, aby se mohla zpracovat. Tento formulář SAP Script definuje rozložení ve výstupu.)
Můžete také použít dvoumístné ID formulářů, pomocí kterých můžete volat různé formuláře pro různá ID formulářů ve stejném kódu společnosti.
Toto ID formuláře lze zadat na obrazovce výběru tiskového programu generujícího korespondenci. Pro typ korespondence můžete vybrat pouze jedno ID formuláře najednou. Můžete vytvořit více typů korespondence a spustit různá ID formulářů.
Krok 5) Definujte podrobnosti odesílatele pro korespondenci
Cesta: -SPRO> Finanční účetnictví (nové)> Pohledávky a závazky> Zákaznické účty> Řádkové položky> Korespondence> Provést a zkontrolovat nastavení pro korespondenci> Definovat podrobnosti odesílatele pro formulář korespondence
Kód transakce: - OBB1
Zde můžete propojit podrobnosti záhlaví, zápatí, podpisu a odesílatele. Tento text je definován pomocí transakce SO10 s textovým ID připojeným výše (např. ADRS). Můžete také určit jiné nastavení pro různé firemní kódy. (Lze definovat také dvoucifernou variantu odesílatele, kterou můžete dát parametrům výběru tiskového programu. To umožní různé podrobnosti odesílatele v rámci stejného firemního kódu.)
Krok 6) Definujte varianty řazení pro korespondenci
Cesta: -SPRO> Finanční účetnictví (nové)> Pohledávky a závazky> Zákaznické účty> Řádkové položky> Korespondence> Vytvořit a zkontrolovat nastavení pro korespondenci> Definovat varianty řazení pro korespondenci
Kód transakce: - O7S4
Zde můžete určit, v jakém pořadí se budou generovat korespondenční dopisy. Např. Pokud generujete výpis z účtu pro více dodavatelů, budou prodejci seřazeni v tomto pořadí a poté bude vygenerováno písmeno. Tuto variantu řazení lze zadat na obrazovce výběru tiskového programu generujícího korespondenci.
Krok 7) Definujte varianty řazení pro řádkové položky v korespondenci
Cesta: -SPRO> Finanční účetnictví (nové)> Pohledávky a závazky> Zákaznické účty> Řádkové položky> Korespondence> Vytvořit a zkontrolovat nastavení pro korespondenci> Definovat varianty řazení pro řádkové položky
Kód transakce: - O7S6
Zde můžete určit, v jakém pořadí se různé řádkové položky objeví v korespondenčních dopisech. Např. Pokud výpis z účtu dodavatele obsahuje více faktur, budou faktury seřazeny v tomto pořadí a poté bude vygenerován dopis.
Tuto variantu řazení lze zadat na obrazovce výběru tiskového programu generujícího korespondenci.
Generování korespondence
Jak je ukázáno dříve, také při konfiguraci bodu vyvolání lze korespondenci generovat v níže uvedeném časovém okamžiku: -
- V době zadání dokumentu (např. FB50, FB60 atd.)
- V době zaúčtování plateb (např. F-28, F-26 atd.)
- V době zobrazení nebo změny dokumentu (např. FB02, FB03 atd.)
- V době zobrazení účtu (např. FBL1N, FBL5N atd.)
Korespondenci lze generovat pro konkrétní dokument nebo pro účet dodavatele / zákazníka / zákazníků. Následující snímky vysvětlí generování korespondence různými způsoby a její tisk.
Generování korespondence (metoda A): -
Korespondenci lze generovat při vytváření, změně nebo zobrazení dokumentu.
V tomto případě přejděte na Prostředí> Korespondence a vyberte příslušný typ korespondence, např. Viz níže uvedená obrazovka při vytváření faktury zákazníka FB70 : -
Podobně můžete vytvořit korespondenci ze zobrazení / změny dokumentu z transakce, například v FB02 / FB03 / FBl1N / FLB5N atd.
Generování korespondence (metoda B)
Pro stávající účetní doklady můžete použít kód transakce FB12 .
Po zadání kódu společnosti se zobrazí dotaz na typ korespondence. Vyberte Typ korespondence a požádá vás o zadání čísla dokladu / čísla účtu. atd. na základě nastavení typu korespondence. Poté je požadována korespondence.
Generování korespondence (metoda C)
Z transakce F.27 můžete vygenerovat korespondenci (výpis z účtu) pro dodavatele / zákazníky / zákazníky.
Zde „Indikátor v kmenovém záznamu“ by se zadaná hodnota měla shodovat s hodnotou uvedenou v kmenových datech zákazníka / dodavatele> Kód společnosti> Korespondence.
Pokud zaškrtnete políčko „Individuální požadavek“, pak má-li stejný dodavatel / zákazník řádkové položky ve více kódech společnosti, vygeneruje se pro každý kód společnosti samostatný výpis.
Korespondenční tisk
Korespondenční tisk (metoda A): -
Pomocí kódu transakce F.61 vytiskněte příslušný již vygenerovaný typ korespondence. Při spuštění jednoduše vytiskne korespondenci (Pokud je nakonfigurován e-mail / fax atd., Bude výstup generován v tomto formátu)
Korespondenční tisk (metoda B): -
Z transakce F.64 můžete vidět vygenerovaný korespondenční dopis (zařazování) a můžete jej vytisknout. (Rozdíl oproti F.61 spočívá v tom, že v F.64 můžete pro již vygenerovaný požadavek na korespondenci provádět i jiné operace (jako mazání, náhled tisku atd.).)
Vygenerovaný cívku lze zobrazit a vytisknout z transakce SP02 nebo požadavku Systém> Vlastní cívka.
Korespondence prostřednictvím e-mailu
Udržujte e-mailovou adresu v nastavení v hlavním serveru zákazníka / dodavatele> Obecné údaje> karta Adresa> Komunikace a vyberte metodu komunikace jako e-mail.
Také udržujte e-mailové ID v předloze zákazníka / dodavatele> Data kódu společnosti> Karta Korespondence.
Poté bude korespondence pro tohoto zákazníka / dodavatele vygenerována v e-mailovém formátu namísto tiskového výstupu (S přihlédnutím k nastavení uživatelského výstupu provedenému k určení způsobu komunikace v uživatelském výstupu uvedeném na následujícím snímku.)
(Poznámka: Podobně můžete provést nastavení faxového výstupu výběrem standardní komunikace jako FAX a zachováním čísla faxu.)
K tomuto článku přispívá Manisha Singh