Co je správa problémů?
Správa problémů je proces, který má ostatní informovat o problému a poté jej vyřešit co nejrychleji
Abyste tomu porozuměli, proveďte následující cvičení -
Tam jsou některé typické problémy v projektu
Strategie
- Projekt je z rozpočtu
- Nedostatek viditelné podpory pro správu projektu
- Komunikace projektu byla neúčinná
- Proces řízení projektu se neřídí standardem
Definice
- Špatný cíl projektu
- Rozsah projektu není správně definován
- Nejasné požadavky na projekt
Lidské zdroje
- Projektovému týmu chybí dovednosti k dokončení projektu
- Projektový tým je příliš velký nebo příliš malý, a proto je obtížné jej řídit
- Projektový tým je špatně organizovaný. Nechtějí pracovat jako tým
- Nedostatek kvalifikovaných členů kvůli odchodu z funkce nebo rezignaci.
Rozvrhy
- Časový plán projektu je příliš těsný. Na splnění termínů nemáte dostatek pracovní síly.
- Projekt potřebuje určité vstupy, jako je testovací materiál, softwarový nástroj atd.… Ale dodání je zpožděno .
Proč dochází k problémům?
Existuje spousta důvodů, které způsobují problémy. Většina příčin má na svědomí lidské chyby. Manažer testu, který vede projekt, by měl převzít plnou odpovědnost za selhání tohoto projektu.
Zde je několik běžných chyb, které způsobují problémy
Přiřazení zdrojů nesprávným projektům
Guru99 Bank je komplexní a velký projekt. Potřebujete mnoho pracovníků s testovacími dovednostmi. Vybrali jste si však zdroje s rozvojovými schopnostmi. V čem bude problém?
Mohou nastat následující problémy
- Mnoho času bude zbytečné, protože vývojáři nejsou vyškolení testeři a budou se muset naučit testování. Termín může být zmeškán.
- Kvalita testování může trpět.
Přiřazení zdrojů k projektům je nejdůležitějším faktorem v řízení projektů a je považováno za kritickou fázi úspěchu projektu. Přiřazení zdrojů k projektu by mělo zajistit, aby dovednosti v oblasti zdrojů byly schopné dosáhnout očekávání projektu.
Nedostatek manažerských dovedností projektového manažera
Jste přidělen jako Test Manager projektu Guru99 Bank. Je to dobrá zpráva, ale nikdy předtím jste projekt nezvládli. Nemáte žádné zkušenosti s řízením projektu, může to způsobit zásadní problém.
Ovládání projektu je obtížné a je ještě těžší, pokud projektový manažer nemá žádné zkušenosti se správným řízením projektu. Zkušenosti s vedením schůzek o stavu projektu, řízení rizik a jednání se zúčastněnými stranami projektu jsou velmi důležité pro úspěšný vývoj a realizaci projektu.
Harmonogram projektu
Příliš napjatý nebo uvolněný plán je jedním z důvodů, které způsobují zpoždění nebo překročení průběhu projektu. Tato situace může nastat, pokud projektový manažer nastaví nerealistické časové plány proti projektovým úkolům.
Podceňovat
Zjistěte, kdo jsou a co můžete dělat. Velkou chybou, kterou Test Manager dělá, je, že si myslí, že je snadné dokončit jakýkoli projekt. Musíte být realističtí ve svém myšlení a ujistit se, že nepodceňujete své potřeby hned od začátku.
Ignorování malých problémů
Nějaký malý problém se v současnosti může v budoucnu zhoršit. Viz následující příklad:
Ignorování problémů problémy jen zhoršuje, proto je vhodné dát těmto problémům prostor a vyvinout praktické řešení, i když jsou tyto problémy malé.
Nesledování procesu
Správa testů je velký proces, který musí manažer striktně dodržovat. Nedodržení postupu znamená, že porušujete pravidlo.
Mít zavedený proces vám poskytne strukturu a organizaci a sníží pravděpodobnost, že se projekty dostanou do rizika
Neslyším ostatní
Jste manažerem projektu; máte nejvyšší pozici v projektovém týmu. Ale nemůžete dělat nic sami; potřebujete svůj projektový tým.
Členové týmu si během své každodenní práce pravděpodobně nejvíce uvědomují blížící se výzvy nebo problémy s projektem. Pokud vedoucí testu neposlechne rady členů a neodradí svůj projektový tým od navrhování, mohl by nakonec skončit selháním projektu.
Přístup k řízení problémů
Začněme téma následujícím scénářem
V rámci projektu Guru99 Bank je pro provedení testovacího plánu nutné analyzovat a vyjasnit požadavky zákazníků. Zde je scénář
V tomto případě došlo k jednomu problému. Přišlo to od zákazníka. Za pět dní třikrát změnil požadavek. Nestálí klienti mohou být velkým problémem, protože neví, jaké jsou jeho požadavky, dokud nebude dokončena určitá fáze.
Toto téma vám ukáže postupné pokyny k vyřešení problému.
Záznam
V určitém okamžiku projektu se rizika, která jste identifikovali v krocích plánování, stanou skutečností a budete mít problém. Musíte zaznamenat jakoukoli událost nebo problém, který se stal a který ohrožuje úspěch vašeho projektu
V mnoha projektech problémy pravděpodobně vyvstanou na začátku projektu. Je tedy chytrý nápad detekovat a diskutovat o problémech během zahájení projektu .
Když je zjištěn problém, měli byste provést následující kroky:
Zaznamenejte problémy projektu
Jedním z nejlepších nástrojů k zaznamenávání problémů s projektem je protokol problémů . Protokol problémů vám pomůže soustředit se na hledání řešení problému.
Protokol problémů můžete vytvořit sami nebo můžete použít šablonu protokolu problémů v tomto článku jako referenci.
Nastavte úroveň priority
Nezapomeňte na prioritu problému, problému vždy přiřadíte úroveň priority. Běžně se používají tři prioritní emise
Jakou prioritu nastavíte pro problém, který je uveden ve výše uvedených tématech? Jakou prioritu nastavíte pro problém, který je zmíněn výše (Požadavek na změnu zákazníka často)?A) KritickéB) Major
C) Drobné
nesprávné správné
Pokud zákazník požadavek neopraví, nemůže TestManager odhadnout a vytvořit plán. Projekt nemůže pokračovat.
Je to kritický problém a je třeba jej okamžitě vyřešit
Přiřaďte vlastníka k problémům
Přiřaďte problém s projektem osobě, která se k jeho řešení nejlépe hodí. Tou osobou je někdo v projektovém týmu nebo mimo něj. Pokud to však přiřadíte, někdo mimo tým se ujistí, že ví, do čeho jde!
Pro výše uvedené vydání požadavku na změnu zákazníka si můžete vybrat osobu, která má nejlepší komunikační dovednosti k vyřešení problému. Bude pracovat jako mostní inženýr při vyjednávání se zákazníkem, bude je požádat o opravu požadavku, aby mohl pokračovat v projektu.
Sledujte stav problémů
Po přiřazení vlastníka k problému musíte zkontrolovat protokol problémů a pravidelně aktualizovat stav problému. Následující obrázky představují typ rizika
Zpráva
Zdokumentujte významné problémy projektu ve svých pravidelných zprávách o postupu (zvýraznění) a eskalaci problémů s vysokou prioritou do projektové rady - komunikace je klíčová.
Odborní manažeři projektů se silně spoléhají na zprávu o stavu problému projektu, zvláště pokud je projekt velký a má mnoho zúčastněných stran.
Abychom vám pomohli s vytvořením vlastní sestavy, můžete v tomto článku použít nebo využít sestavu šablony šablony problému projektu.
Kontrolní problémy projektu
Projektový manažer je odpovědný za kontrolu projektových problémů a měl by pečlivě zvážit následující aktivity
- Poděkujte lidem, kteří by mohli mít dopad na vyřešení problému.
- Zastavte všechny aktivity kolem problémů a před řešením problému jako první. Jste projektovým manažerem a máte kontrolu nad situací, nespěchejte s projektem, pokud nevyřešíte problémy.
- Nyní se důkladně zamyslete nad následujícími otázkami pro každý problém v protokolu
- Vytvořte seznam možných akcí nebo možností, které by mohly nabídnout průlom, který hledáte. Poté zúžte seznam a vyberte ty možnosti, které s největší pravděpodobností problém vyřeší.
Nesprávně Správně
Ve výše uvedeném interaktivním prvku můžete k vyřešení problému použít jakoukoli akci, například A, B nebo C. V některých případech však k úplnému vyřešení problému nemusí stačit pouze jedna možnost. Nejlepším způsobem je kombinovat všechny možnosti.
Například pokud vyberete možnost A „Uspořádat schůzku se zákazníkem, abyste co nejdříve vyjasnili a vyřídili požadavek“. Co uděláte, když vy a váš zákazník nemůžete po takovém setkání učinit poslední požadavek? Abyste mohli vyjednávat se zákazníkem, musíte získat větší podporu z vyšší úrovně (možnost B). Pokud zákazníci nejsou profesionální, nevědí ani přesně svůj požadavek. V takovém případě byste měli zákazníkovi navrhnout nové nápady týkající se požadavku na produkt.