Řízení nákladů projektu
Řízení nákladů projektu je definováno jako proces efektivního plánování a řízení nákladů projektu. Definuje, jaké náklady jsou požadovány pro každou dodávku. Náklady na projekt lze odhadnout z různých zdrojů procesu (příklady níže)
- Vytvoření struktury rozpisu práce (WBS)
- Vypracovat plán
- Plánujte lidské zdroje
- Identifikace rizik
Vstupy pro správu nákladů zahrnují:
- Plán řízení projektu
- Charta projektu
- Faktory prostředí podniku
- Aktiva organizačního procesu
Výstupem toho je
- Plán řízení nákladů.
Vytváření odhadů a nákladů na projekt je nesmírně důležitou součástí každého projektového řízení. Při výpočtu rozpočtu projektu se berou v úvahu různé věci, jako jsou mzdové náklady, pořízení potřebného vybavení, náklady na materiál atd.
Co je odhad nákladů na projekt?
Odhad nákladů na projekt je definován jako proces aproximace celkových výdajů projektu. Přesnost odhadu nákladů závisí na přesnosti a podrobnostech rozsahu projektu, který je základem rozsahu. Rozsah také definuje veškerá omezení, jako je datum, zdroje nebo rozpočet. Registr rizik pomůže vypočítat typy odhadovaných nákladů, výdaje za případnou akci a výdaje vynaložené na zvládnutí rizik.
Chcete-li odhadnout náklady na projekt, musíte roztřídit různé typy nákladů do kategorií jako
- Cena práce
- Náklady na vybavení
- Náklady na dodávky
- Cestovní náklady
- Náklady na školení
- Režijní náklady atd.
Techniky použité k odhadu nákladů na projekt
K formálnímu odhadu nákladů na projekt existuje několik metod (technik) používaných takto:
- Analogický odhad
Tato technika odhadu je založena na odborných úsudcích a informacích založených na podobných předchozích projektech. Tam, kde bylo dříve provedeno podobné náklady na projekt, se uvažuje s plus nebo minus 20% pro stávající projekt.
- Parametrický odhad
Minulá data nebo záznamy se používají k odhadu nákladů na aktuální projekt.
- Odhad zdola nahoru
Jakmile definujete rozsah projektu, je to nejspolehlivější forma techniky. V této technice na základě WBS odhadujete náklady na každý zdroj nebo výstupy.
Podobně existují další metody (techniky), které by mohly být užitečné pro odhad nákladů, jako je odhad PERT, analýza nabídek dodavatele atd.
Plánování rozpočtu projektu
Hlavním účelem této aktivity je přidělit a schválit peněžní zdroje potřebné k dokončení projektu. Hlavní výstup pro stanovení rozpočtu zahrnuje základní úroveň nákladového výkonu. Nejen, že určuje, jaké náklady budou vynaloženy, ale také to, kdy budou náklady vynaloženy. Vstupy pro stanovení rozpočtu zahrnují
- Odhady nákladů na činnost
- Základ pro odhady
- Základní směr rozsahu
- Časový plán projektu
- Zdrojové kalendáře
- Smlouvy
- Aktiva organizačního procesu
Výstupem tohoto procesu je
- Základní nákladová výkonnost
- Požadavky na financování projektu
- Aktualizace dokumentů projektu
Rozpočet projektu se provádí souběžně s procesem plánování projektu. Je vysoce závislá na třech složkách -
- Přibližná cena
- Trvání úkolu
- Přidělené zdroje
Během projektového rozpočtu projektový manažer komunikuje s různými lidmi odpovědnými za řízení pracovního úsilí i za odhad nákladů na projekt.
Využije různé vyhlídky na projekt, jako je struktura rozložení práce projektu, odhady nákladů, historická data a záznamy, informace o zdrojích a zásady.
Bez posouzení rizik není proces sestavování rozpočtu dokončen. Proces hodnocení rizik bere v úvahu faktory, jako je nedostatek času, dostupnost zdrojů, zkušenosti vývojového týmu, použitá technologie atd. Hodnocení rizika může činit částku mezi 25 a 30 procenty celkových nákladů projektu.
Plán řízení kvality projektu
Skupina procesů řízení kvality se skládá ze tří procesů,
- Plánovat kvalitu
Proces plánování kvality zahrnuje identifikaci, která standardní kvalita je relevantní pro projekt a jak je splnit. Zahrnuje také identifikaci metrik kvality a standardních opatření pro projektové procesy, požadavky na shodu s předpisy, funkčnost produktu, dokumentaci atd.
Vstupy řízení kvality plánu zahrnují
- Plán řízení projektu
- Registr zúčastněných stran
- Registr rizik
- Dokumentace požadavků
- Faktory prostředí podniku
- Aktiva organizačního procesu
Výstupem pro řízení kvality je
- Plán řízení kvality
- Plán zlepšení procesu
- Metriky kvality
- Kontrolní seznamy kvality
- Aktualizace dokumentů projektu
- Zajištění kvality
Tato fáze zahrnuje hlavně dvě aktivity, nejprve analýzu kvality projektu a zlepšení kvality projektu. Jedná se o proces auditu požadavků na kvalitu a výsledků měření kontroly kvality, aby bylo zajištěno udržení standardu kvality během celého procesu. Vstup pro toto bude stejný jako výstup pro řízení kvality plánu, zatímco
Výstupem tohoto procesu bude
- Změnit požadavek
- Plán řízení projektu
- Aktualizace dokumentů projektu
- Aktualizace aktiv procesu organizace
- Kontrola kvality
To bude prováděno za účelem kontroly kvality během celého životního cyklu projektu. Definuje, jak může standard kvality vyhovovat definovaným standardům kvality. Výstupem zajištění kvality bude vstup pro kontrolu kvality. Zatímco výstup bude
- Měření kontroly kvality
- Ověření změn
- Ověřené výstupy
- Informace o pracovním výkonu
- Změnit požadavek
- Plán řízení projektu
- Aktualizace dokumentů projektu
- Aktualizace aktiv organizačního procesu
Řízení lidských zdrojů projektu
Řízení lidských zdrojů zahrnuje proces organizace, řízení a vedení projektového týmu. Skládá se z lidí s přidělenými rolemi a odpovědnostmi za dokončení projektu. Řízení lidských zdrojů se bude zabývat čtyřmi procesy.
- Vypracovat plán lidských zdrojů : Tato fáze definuje role a odpovědnosti projektu, organizační schémata projektu a plán řízení zaměstnanců
Vstup pro tuto vůli
- Plán řízení projektu
- Požadavky na prostředky aktivity
- Faktory prostředí podniku
- Aktiva organizačního procesu
Výstup pro toto bude
- Plán řízení lidských zdrojů
- Získat projektový tým :
Tato fáze potvrzuje dostupnost lidských zdrojů a získání týmu nezbytného k dokončení projektových aktivit. Vstupem pro tuto fázi by byl výstup z předchozího kroku. Zatímco výstup z této fáze by byl
- Úkoly zaměstnanců projektu
- Zdrojové kalendáře
- Aktualizace plánu řízení projektu
- Vytvořit projektový tým :
V této fázi se zaměřuje na zlepšení efektivity týmu, interakce členů týmu a zvýšení celkové výkonnosti týmu a projektu. Vstupem pro tuto fázi by byl výstup z předchozího kroku. Zatímco výstup pro tuto fázi by byl
- Hodnocení výkonnosti týmu
- Aktualizace faktorů podnikového prostředí
- Správa projektového týmu :
Tento proces zahrnuje sledování výkonu členů týmu, řešení problémů, poskytování zpětné vazby a správu týmu za účelem optimalizace výkonu projektu. Vstupem pro tuto fázi by byl výstup z předchozího kroku. Zatímco výstup pro tuto fázi by byl
- Změnit požadavek
- Aktualizace plánu řízení projektu
- Aktualizace dokumentů projektu
- Aktualizace faktorů podnikového prostředí
- Aktualizace aktiv organizačního procesu
Řízení projektové komunikace
Projektová komunikace zde neznamená vzájemnou verbální interakci, ale efektivní přenos informací souvisejících s projektem s projektovým týmem, zúčastněnými stranami, projektovými manažery atd. Měla by se zabývat rizikovými akcemi a hodnoceními, projektovými plány, vedením a akcemi setkání, kontrolami a procházkami - průchody atd.
Tento segment pokrývá hlavně pět oblastí
- Komunikace se zúčastněnými stranami
Jedná se o proces vývoje přístupu ke efektivní komunikaci se zúčastněnými stranami a porozumění jejich požadavkům. Vstup pro toto by byl
- Plán řízení projektu
- Registr zúčastněných stran
- Faktory prostředí podniku
- Aktiva organizačního procesu
Zatímco výstup pro to bude
- Plán správy komunikace
- Aktualizace dokumentů projektu
- Správa komunikace
Jedná se o proces ukládání, distribuce, shromažďování a načítání informací o projektu v souladu s komunikačním plánem. Vstup této fáze by byl
- Faktory prostředí podniku
- Aktiva organizačního procesu
- Zprávy o výkonu práce
- Plán správy komunikace
Zatímco výstup by byl
- Komunikace projektu
- Aktualizace plánu řízení projektu
- Aktualizace dokumentů projektu
- Aktualizace aktiv organizačního procesu
- Řídicí komunikace
Jedná se o proces řízení a monitorování komunikace v průběhu celého životního cyklu projektu. Vstup pro tuto fázi by byl
- Plán řízení projektu
- Komunikace projektu
- Protokol vydání
- Údaje o pracovním výkonu
- Aktiva organizačního procesu
Zatímco výstup z této fáze by byl
- Informace o pracovním výkonu
- Požadavky na změnu
- Aktualizace plánu řízení projektu
- Aktualizace dokumentů projektu
- Aktualizace organizačního procesu
souhrn
Řízení nákladů je proces plánování a efektivní kontroly nákladů projektu. Pomůže vám zaznamenat a sledovat výdaje po projektu.
Abychom zjistili, že váš projekt je dokončen v dané časové ose a rozpočtu, uvidíme, jaký rizikový faktor je třeba zmírnit v dalším kurzu.